Was ein Warenwirtschaftssystem im Onlineshop macht
Ein Warenwirtschaftssystem hält für jeden Artikel fest, wie viel davon wo liegt, was er im Einkauf gekostet hat und über welchen Kanal er verkauft wurde. Es verbindet Shop, Marktplätze, Lager und Buchhaltung.
Offenlegung: Harucon ist offizieller Partner von Shopify. Die Preise stammen von den Preisseiten der Hersteller (Stand 28.10.2026), die Bewertung ist unsere eigene.
| Bereich | Was das System macht | Was ohne passiert |
|---|---|---|
| Bestand | ein Bestand für Shop und Marktplätze, Abgleich nach jedem Verkauf | Überverkäufe, Stornos, schlechte Bewertungen |
| Einkauf | Bestellvorschläge, Lieferanten, Einkaufspreise je Artikel | Ware fehlt im Saisonhoch |
| Aufträge | Aufträge aller Kanäle in einer Liste | Bestellungen in mehreren Backends |
| Rechnungen | Rechnungen und Gutschriften automatisch | Handarbeit je Bestellung |
| Versand | Versandetiketten, Sendungsnummer zurück an den Kanal | Kopieren von Adressen |
Ab wann ein Onlineshop ein Warenwirtschaftssystem braucht
Ein Onlineshop braucht ein Warenwirtschaftssystem, sobald ein Bestand über mehrere Kanäle oder Lager verteilt ist. Solange du nur im eigenen Shop verkaufst, reicht oft die Bestandsführung des Shopsystems, die bei Shopify je Variante und Standort läuft.
- Du verkaufst zusätzlich auf Amazon, Otto oder Kaufland und willst keinen Artikel zweimal verkaufen.
- Ein Fulfillment-Dienstleister versendet für dich, und Bestände müssen zurück in den Shop.
- Du verkaufst Sets oder Bundles, die aus mehreren Einzelartikeln bestehen.
- Rechnungen, Gutschriften oder Etiketten entstehen noch von Hand.
- Du brauchst Einkaufspreise je Artikel für deine Margenrechnung und deinen Produktfeed.
Trifft nur der letzte Punkt zu, reicht oft ein gepflegtes Feld für den Einkaufspreis im Shop. Ab dem zweiten Kanal lohnt sich das System fast immer. Welche Marktplätze in Frage kommen, rechnet der Marktplätze-Vergleich durch.
JTL, Billbee und Xentral im Vergleich
Die drei Systeme unterscheiden sich vor allem im Abrechnungsmodell: JTL nach Edition, Billbee nach Bestellungen, Xentral nach Paket mit Auftragskontingent. Alle Werte laut Preisseiten der Hersteller, Stand 28.10.2026.
| System | Preis laut Preisseite | Abrechnung | Betrieb | Hinweis |
|---|---|---|---|---|
| JTL-Wawi | Start 0 € im Monat, Advanced ab 99 €, Pro ab 329 € im Monat | nach Edition, netto oder brutto nicht angegeben | Windows-Installation oder Cloud im Browser | In Start sind Aufträge aus dem eigenen JTL-Shop frei. Für Shopify, Shopware 6, Amazon oder eBay brauchst du ein Auftragspaket, dessen Preis die Seite nicht nennt. |
| Billbee | ab 9 € im Monat, netto | nach Zahl der Bestellungen, Paket Starter bis 200, Growth ab 200 Bestellungen | Cloud | Die Mindestgebühr fällt auch ohne Aufträge an. 30 Tage kostenlos, monatlich kündbar. |
| Xentral | Launch ab 99 € im Monat plus 0,30 € je Auftrag, Starter ab 349 €, Business ab 649 €, Pro ab 849 € im Monat | nach Paket, netto oder brutto nicht angegeben | Cloud | Launch gilt bis 100 Aufträge im Monat und 500.000 € Umsatz im Jahr. Starter enthält 500 Aufträge im Monat. |
| Shopify (ohne Zusatzsystem) | im Shopify-Plan enthalten | Cloud | Bestand je Variante und Standort, ein Kanal ohne zusätzliche Marktplatz-Anbindung |
Prüfe vor der Wahl, ob dein Shopsystem und deine Marktplätze als Schnittstelle auf der Herstellerseite stehen. JTL nennt Shopify, Shopware 6, Amazon und eBay ausdrücklich. Wie du aus JTL einen Produktfeed für Google baust, steht unter Google Shopping mit JTL.
Was die Warenwirtschaft je Bestellung kostet
Je Bestellung kostet die Warenwirtschaft den Monatspreis geteilt durch deine Aufträge, plus eventuelle Gebühren je Auftrag. Gerechnet haben wir nur die Fälle, die die Preisseiten vollständig beziffern.
| System und Menge | Rechnung | Je Bestellung | Anteil an 34 € Deckungsbeitrag |
|---|---|---|---|
| Xentral Launch, 100 Aufträge | (99 € + 100 × 0,30 €) ÷ 100 | 1,29 € | 3,8 % |
| Xentral Starter, 500 Aufträge | 349 € ÷ 500 | 0,70 € | 2,1 % |
| Billbee, 30 Aufträge (nur Mindestgebühr gerechnet) | 9 € ÷ 30 | mindestens 0,30 € | mindestens 0,9 % |
| JTL Start, nur JTL-Shop | 0 € | 0,00 € | 0 % |
Die 34 € Deckungsbeitrag je Bestellung stammen aus dem Rechenbeispiel der E-Commerce Strategie, deinen eigenen Wert rechnest du mit dem Deckungsbeitrag-Rechner. Bei Billbee steigt der Betrag mit der Zahl der Bestellungen, den Preis je Bestellung über der Mindestgebühr nennt die Preisseite nicht.
Das System selbst ist selten der teure Teil. Teurer werden Überverkäufe, die du stornieren musst, und Werbebudget für Artikel, die nicht lieferbar sind oder keine Marge haben.
Wie Warenwirtschaft und Google Ads zusammenhängen
Die Warenwirtschaft liefert Google Ads zwei Dinge, die sonst fehlen: den aktuellen Bestand und den Einkaufspreis je Artikel. Mit dem Einkaufspreis gruppierst du Produkte im Feed nach Marge und steuerst Budget dorthin, wo nach Werbung Geld übrig bleibt.
Wie groß der Unterschied sein kann, zeigt die Harucon-Auswertung von 41 Audits (letzte Jahre bis 2026). In 3 Audits mit bezifferten Werten erzielten 90 bis 98 % der Produkte nie einen profitablen Verkauf über Google Ads, ein Konto steckte 87 % des Budgets in Produkte ohne einzige profitable Conversion. Ohne Einkaufspreise im Feed sieht Google diesen Unterschied nicht.
Das kostenlose Script unten listet Produkte mit Spend, aber ohne Umsatz oder mit zu niedrigem ROAS. Damit siehst du, welche Artikel du im Feed nach Marge trennen solltest.
Den Feed mit Margen-Labels bauen wir in der Produktfeed-Optimierung. Den Einfluss auf deine Steuergröße zeigt der Rechner zum Break-even-ROAS.
Welche Pflichten die Warenwirtschaft berührt
Die Warenwirtschaft erzeugt Rechnungen und Buchungsbelege, für die gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten, etwa nach § 147 Abgabenordnung. Wie lange und in welcher Form du aufbewahrst, klärst du mit deiner Steuerberatung, bevor du Systeme wechselst.
Wo die Warenwirtschaft im Aufbau einer Marke steht, zeigt der Überblick D2C-Brand aufbauen.
Häufige Fragen zum Warenwirtschaftssystem
Was ist ein Warenwirtschaftssystem?
Eine Software, die Bestand, Einkauf, Aufträge, Rechnungen und Versand für alle Verkaufskanäle an einer Stelle verwaltet.
Braucht jeder Onlineshop ein Warenwirtschaftssystem?
Nein. Solange du nur im eigenen Shop verkaufst, reicht oft die Bestandsführung des Shopsystems. Ab dem zweiten Verkaufskanal oder einem externen Lager lohnt sich ein eigenes System.
Gibt es ein kostenloses Warenwirtschaftssystem?
JTL Start kostet laut Preisseite 0 € im Monat (Stand 28.10.2026). Aufträge aus Shopify, Shopware 6, Amazon oder eBay brauchen aber ein zusätzliches Auftragspaket.
Was kostet ein Warenwirtschaftssystem für den Onlineshop?
Laut Preisseiten von 0 € bei JTL Start über ab 9 € netto im Monat bei Billbee bis zu mehreren Hundert Euro im Monat bei Xentral. Je Bestellung liegen die Kosten in den vollständig bezifferten Fällen des Rechenbeispiels zwischen 0 € bei JTL Start und 1,29 € bei Xentral Launch mit 100 Aufträgen.
Welches Warenwirtschaftssystem passt zu Shopify?
Eins, das Shopify als Schnittstelle auf der Herstellerseite nennt und deine Marktplätze anbindet. JTL nennt Shopify ausdrücklich, bei anderen prüfst du die Schnittstellenliste des Herstellers.
Was bringt die Warenwirtschaft für Google Ads?
Aktuelle Bestände und Einkaufspreise je Artikel. Damit gruppierst du Produkte im Feed nach Marge und steuerst Budget auf Artikel, die nach Werbung Gewinn bringen.
Shop, Warenwirtschaft und Feed sauber verbinden?
Im Erstgespräch klärt Tobias mit dir, wie Shopify, Warenwirtschaft und Produktfeed für dein Setup oder deine Migration zusammenspielen und wo Marge im Feed fehlt. 5 kurze Fragen, dann direkt zum Termin.
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